Zehn Schritte zum effizienten Projekt Portfolio Management

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1. Ziele und Erwartungen definieren

Klären Sie die Ziele, die Sie mit der Unterstützung des Projekt Portfolio Managements erreichen wollen und stellen Sie sicher, dass sie mit den strategischen Unternehmenszielen übereinstimmen. Dies hilft, klare Erwartungen für die Leistungssteigerung und Entscheidungsfindung festzulegen.

2. Engagement des Top-Managements sicherstellen

Die Unterstützung der Führungsebene ist entscheidend. Top-Manager müssen das PPM aktiv unterstützen und als Vorbilder fungieren, um das Engagement aller Mitarbeiter zu stärken.

3. Stakeholder einbinden

Identifizieren und involvieren Sie alle relevanten Stakeholder frühzeitig, um Akzeptanz und eine gemeinsame Vision sicherzustellen. Dies umfasst sowohl das Management als auch Projektleiter und Teammitglieder.

4. Projektportfolio-Management-Framework entwickeln

Definieren Sie ein PPM-Framework, das Prozesse zur Bewertung, Priorisierung, und Überwachung von Projekten umfasst. Dieses Framework sollte Richtlinien und Verfahren zur Verwaltung des Projektportfolios enthalten. Achten Sie darauf, dass sie einen Stufenplan entwickeln und mit die Reihenfolge nach dem größten Handlungsbedarf priorisieren.

5. Priorisierungskriterien und Bewertungskriterien festlegen

Legen Sie klare, objektive Kriterien für die Priorisierung und Bewertung von Projekten fest. Diese sollten auf Unternehmenszielen basieren und finanzielle, strategische und risikobezogene Faktoren berücksichtigen.

6. Technologieplattform auswählen

Implementieren Sie eine PPM-Software, die die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation erfüllt. Die Technologie sollte Funktionen zur Planung, Budgetierung, Ressourcenmanagement und Reporting bieten. Fangen Sie mit den wichtigsten Modulen an und erweitern sie nach und nach ihre Prozesse. Die Plattform muss nicht alles in einem Tool bieten, speziell die operativen Anteile der Projekte oder Sprints sind meist besser in den Tools aufgehoben, die von den Anwendern akzeptiert sind. Daher sind bereits vorhandene Synchronisationsschnittstellen zu diesen Systemen sehr wichtig.

7. Pilotprogramm starten

Führen Sie eine Pilotphase mit einer kleineren Projektgruppe durch, um das Framework und die Technologie zu testen. Dies hilft, potenzielle Probleme zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen, bevor das System vollständig eingeführt wird.

8. Change-Management und Kommunikation

Bereiten Sie die Organisation auf die Änderungen vor, die durch PPM eingeführt werden. Führen Sie Schulungen und regelmäßige Informationsveranstaltungen durch, um das Verständnis und die Akzeptanz zu fördern.

9. Kontinuierliches Monitoring und Reporting etablieren

Implementieren Sie regelmäßige Berichterstattungen und Meetings, um den Fortschritt zu überwachen. Nutzen Sie Dashboards und Berichte, um den Projektstatus und die Ressourcennutzung transparent darzustellen und Anpassungen zu ermöglichen.

10. Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung

PPM ist ein dynamischer Prozess. Führen Sie regelmäßige Bewertungen durch, um das Framework und die Prozesse an sich verändernde Geschäftsziele und externe Anforderungen anzupassen.

Durch diese Schritte wird ein strukturiertes und methodisches Vorgehen sichergestellt, das hilft, den Nutzen des PPM für das Unternehmen zu maximieren und die organisatorische Effizienz und Transparenz in der Projektlandschaft zu erhöhen.