5 neue Tipps für hybrides Arbeiten und eine gesunde digitale Zusammenarbeit

Die Welt wird wieder gesünder, doch die vergangenen Monate habe unsere Art zu leben und zu arbeiten nachhaltig verändert. Dezentrales, hybrides Arbeiten und Home Office sind auch Themen, die uns weiterhin beschäftigen und ein Teil der digitalen Arbeitswelt bleiben werden. Denn besonders hybrides Arbeiten ist längst zu einem Faktor geworden, der über die Attraktivität und den Erfolg Ihres Unternehmens entscheiden kann.

Hybrides Arbeiten – was ist das?

Hybrides Arbeiten und Hybrid Work bezeichnen ein Arbeitsumfeld, dass zum einen aus der Arbeit im Office des Arbeitsgebers und zum anderen im Home Office in den eigenen vier Wänden besteht. Was in vielen Unternehmen als Notlösung in Zeiten des Social Distancing begann, gilt heute als das neue ‚Normal‘.

1. Tipp: Klare Unternehmensziele und –strategien

Hybrides Arbeiten bringt bei allen Vorteilen eine entscheidende Herausforderung mit sich – die Übernahme von mehr Eigenverantwortung bei den Mitarbeiter:innen und respektive die Fähigkeit zum ‚remote leading‘ seitens der Führungskräfte. Denn wenn der gewohnte richtungsweisende Austausch im Team seltener wird, gilt es Handlungsgrundlagen anderweitig zu definieren. Klar kommunizierte Unternehmensziele und eine unmissverständliche Unternehmensstrategie bieten allen Teammitgliedern die Möglichkeit, in einem vorgebenden Rahmen frei, sicher und den Zielen gerecht agieren zu können. „Diese Ziele dürfen “angreifbar”, inspirierend und wegweisend für die Mitarbeiter sein. Denn dann können Teams der neuen Arbeitswelt ihre Entscheidung am ‚big picture‘ ausrichten und kalibrieren.“ weiß Andreas Diehl, Berater und Coach für digitale Transformation und neue Arbeitskultur der #DNO. Stehen Ziele und Strategie ohnehin auf dem Prüfstand, bietet sich jetzt noch einmal die Chance für Unternehmen, Klarheit in Vision und Mission zu finden und den Unternehmenskurs entsprechend auszurichten.

2. Tipp: Gezielte und effektive Kommunikation für hybrides Arbeiten

Hybrides Arbeiten heißt auch, eine neue Form der Kommunikation in den einzelnen Teams und im gesamten Unternehmen zu etablieren. Digitale Applikationen wie Chats und die nicht mehr wegzudenkenden Videokonferenz-Tools helfen, den direkten Kontakt im Unternehmen zu ersetzen. Werden diese Tools dann auch noch in das CRM z.B. durch ein Plug-In integriert, profitieren auch die Kundenbeziehungen von den Innovationen der hybriden Arbeit. Damit die neuen Kommunikationswege auch weiterhin effektiv und zielführend bleiben, helfen regelmäßige Meetings mit festen Kommunikationsregeln und Zielen.

3. Tipp: Digitale Kollaboration und Wissensmanagement

Im dezentralen Umfeld hybrider Arbeit helfen digitale Tools und Systeme, online zusammenzuarbeiten, Projekte zu organisieren und Informationen zu verwalten. Doch wichtiger als die Implementierung von Systemen zum Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), Customer Relationship Management (CRM) und Digital Collaboration Tools wie Atlassian Jira und Atlassian Confluence ist der achtsame und konsequente Einsatz dieser Systeme. Klar strukturierte Prozesse und verständliche Vorgaben helfen, Wissen und Informationen über die verschiedenen Home Offices hinweg im Unternehmen zu verankern und für alle Mitarbeiter zugänglich zu halten. Denn die Fähigkeit des Einzelnen, ihm zugängliche Daten in den Systemen zu hinterlegen entscheidet über die Datenqualität und somit auch über den erfolgreichen Einsatz dieser Systeme.

4. Tipp: IT Health beim hybriden Arbeiten

Bei der Einführung hybrider Arbeitsweisen und Home Offices stand ganz klar die Gesundheit der Menschen im Vordergrund. Doch auch unsere IT-Infrastruktur ist mit den neuen Anforderungen des Home Office einigen „gesundheitlichen“ Risiken ausgesetzt. Neben der Ausstattung der Mitarbeiter mit geeigneter und mobiler Technik und Peripherie ist vor allem die Sicherheit der Systeme von Bedeutung. „Die technischen Aspekte der IT-Sicherheit haben weiterhin höchste Priorität.“ weiß provalida IT-Experte Dominik Rutkowski. „Ebenso wichtig ist aber auch das verantwortungs- und sicherheitsbewusste Verhalten der Mitarbeiter im Home Office. Das reicht von der Sperrung des Bildschirms in Pausen, über den Einsatz eines VPN-Clients bis zur 2-Wege-Authentifizierung für Applikationen.“ Spezielle IT-Health Checks helfen, potentielle Sicherheitslücken und Schwachstellen in der IT-Infrastruktur aufzudecken und die Grundlage für sicheres, hybrides Arbeiten zu gewährleisten.

5. Tipp: Motivation und Teamspirit

Zwischen einsamen Tagen im Home Office und den gelegentlichen Online Meetings kann der Kitt, der Teams zusammenhält leicht verloren gehen. Kleine gemeinsame Erlebnisse und die Anteilnahme an Leben und Tätigkeiten der Kollegen bleiben zwischen E-Mails und Online Calls auf der Strecke. Motivation und Teamspirit laufen so Gefahr, unter den neuen Gegebenheiten zu leiden. Deshalb nutzen wir in der provalida verschiedene zusätzliche Kommunikationskanäle wie Chats und Team-Calls, um den fachlichen, aber auch persönlichen Austausch untereinander zu stärken. In unserem monatlichen ‚Digitalen Frühstück‘ kommen alle Mitarbeiter zusammen und sind dazu eingeladen, über ihre aktuelle Situation zu berichten. Während agiles und hybrides Arbeiten die Eigenverantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters fordert, liegt es an den Führungskräften, diese zu befähigen und das Gefühl der Selbstwirksamkeit zu stärken. Offene und regelmäßige Gespräche über die neuen Herausforderungen und die Anerkennung für Leistungen bereichern dauerhaft die gesunde, digitale Zusammenarbeit.