Am Monatsende das gleiche Bild: Projektleiter sammeln Stunden ein, das Controlling gleicht Excel-Listen ab und überträgt Zeiten von Hand ins ERP. Bei einem großen Elektronikhändler hat genau das jeden Monat neun Stunden gekostet. Heute dauert der Monatsabschluss anderthalb Stunden. So sind wir vorgegangen und das können Sie daraus mitnehmen.
Die Ausgangslage
Der Konzern steuert seine IT-Projekte mit OpenText PPM, früher Micro Focus PPM. Die Zeiterfassung lief zwar im PPM-System, die Daten mussten aber für die Verrechnung in SAP aufbereitet und übertragen werden. Das bedeutete:
- Doppelte Pflege: Zeiten wurden erfasst, exportiert, geprüft und erneut eingegeben.
- Fehlerquellen: Jede manuelle Übertragung brachte Tippfehler und Rückfragen mit sich.
- Späte Zahlen: Projektkosten standen erst Tage nach Monatsende verlässlich zur Verfügung.
Was wir umgesetzt haben
- Zeiterfassung neu aufgesetzt: Gemeinsam mit dem Kunden haben wir die Erfassung im PPM-System vereinfacht und die Prüf- und Freigabeschritte klar geregelt.
- Direkte Anbindung an SAP: Freigegebene Zeiten fließen automatisch in SAP. Niemand muss mehr Listen exportieren oder abtippen.
- Einheitliche Stammdaten: Projekte, Kostenstellen und Mitarbeiter werden zwischen den Systemen abgeglichen, damit jede Buchung richtig zugeordnet ist.
Das Ergebnis
Der Monatsabschluss für die Projektzeiten dauert statt 540 nur noch rund 90 Minuten, ein Minus von 83 Prozent. Dazu kommen weniger Rückfragen und Projektkosten, die früher verlässlich vorliegen. OpenText hat das Projekt als Fallstudie veröffentlicht.
Was Sie daraus mitnehmen können
Das Muster sehen wir in vielen Unternehmen, unabhängig davon, welches PPM- oder ERP-System im Einsatz ist. Diese Fragen helfen bei der Einschätzung:
- Wie oft werden Zeiten von Hand übertragen? Jede manuelle Schnittstelle kostet jeden Monat Zeit und erzeugt Fehler.
- Sind die Stammdaten abgestimmt? Eine Schnittstelle funktioniert nur, wenn Projekte und Kostenstellen in beiden Systemen gleich gepflegt sind.
- Wer gibt Zeiten frei? Ein klarer Freigabeprozess vor der Übertragung verhindert Korrekturbuchungen im ERP.
- Erst Prozess, dann Technik: Eine Anbindung beschleunigt einen guten Ablauf. Einen schlechten macht sie nur schneller falsch.
So gehen wir solche Projekte an
Wir starten mit einer kurzen Analyse: Welche Daten fließen wohin, wo wird doppelt gepflegt, welche Schnittstellen bieten die Systeme? Daraus entsteht ein Fahrplan mit Aufwand und Reihenfolge. Die Umsetzung erfolgt in Etappen, damit Sie früh Ergebnisse sehen.
Mehr dazu finden Sie auf unseren Linien Projektportfolio und Integration & KI. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Zeit bei Ihnen im Monatsabschluss steckt, sprechen Sie uns an. Das Erstgespräch ist kostenlos.