Teil 2 unserer Serie „PPM in Deutschland: Warum Projektportfoliomanagement über Erfolg entscheidet“. Zu Teil 1
„Alle Projekte stehen auf Grün. Warum läuft das Unternehmen trotzdem in die falsche Richtung?“
Diese Frage hören wir in Erstgesprächen regelmäßig. Das ist kein Widerspruch. Es passiert, wenn Unternehmen ihre Projekte professionell managen, aber ihr Projektportfolio nicht. Wer diesen Unterschied nicht beachtet, trifft am Ende die falschen strategischen Entscheidungen.
Zwei verschiedene Fragestellungen
Projektmanagement und Projektportfoliomanagement klingen ähnlich und werden oft synonym verwendet. Dabei beantworten sie zwei verschiedene Fragen.
Projektmanagement beantwortet die Frage: „Wie bringen wir dieses eine Projekt erfolgreich zum Ziel?“ Es geht um Termine, Budget, Ressourcenplanung, Risiken und Qualität, aber immer bezogen auf ein einzelnes Vorhaben. Der Projektleiter ist verantwortlich, dass sein Projekt liefert.
Projektportfoliomanagement beantwortet eine ganz andere Frage: „Machen wir als Unternehmen überhaupt die richtigen Projekte, und in der richtigen Reihenfolge?“ Es geht nicht um die Umsetzung eines einzelnen Vorhabens, sondern um die Steuerung aller Projekte im Zusammenspiel: Welche zahlen auf die Strategie ein? Wo konkurrieren Projekte um dieselben knappen Ressourcen? Welches Projekt sollte gestoppt werden, obwohl es technisch „im Plan“ liegt?
Ein Bild, das wir in Kundengesprächen oft nutzen: Projektmanagement ist der Blick auf ein einzelnes Schachbrett. PPM ist der Blick auf den ganzen Raum voller Schachbretter und die Entscheidung, welche Partien überhaupt, wann und von wem gespielt werden sollten.
Warum diese Unterscheidung mehr als Semantik ist
Ob ein Vorhaben klassisch, agil oder hybrid umgesetzt wird, ändert an dieser Trennung nichts. Scrum, Kanban oder SAFe strukturieren die operative Umsetzung. Sie beantworten aber nicht die unternehmensweite Frage, welche Vorhaben finanziert, priorisiert oder beendet werden sollten.
In der Praxis führt das Verwechseln beider Ebenen zu drei typischen Problemen.
1. Erfolgreiche Einzelprojekte bei scheiterndem Gesamtportfolio
Ein Unternehmen kann zehn Projekte pünktlich, im Budget und in hoher Qualität abliefern und trotzdem strategisch scheitern, weil diese zehn Projekte nicht die waren, die eigentlich Priorität hatten. Gutes Projektmanagement kaschiert dann sogar ein schlechtes Portfolio, weil alle Ampeln auf Grün stehen.
2. Ressourcenkonflikte werden zu spät sichtbar
Ohne Portfoliosicht erfährt man oft erst im laufenden Quartal, dass drei Projekte gleichzeitig dieselben SAP-Spezialisten oder dieselbe Entwicklerkapazität brauchen. Auf Einzelprojektebene wird der Konflikt zwar sichtbar, kann dort aber nicht projektübergreifend aufgelöst werden.
3. Es fehlt die Instanz, die „Nein“ sagen kann
Projektleiter sind dafür verantwortlich, ihr Projekt zum Erfolg zu bringen, nicht dafür, es infrage zu stellen. Ohne PPM-Ebene gibt es oft niemanden, der systematisch prüft, ob ein laufendes Projekt überhaupt noch Sinn ergibt, wenn sich die Strategie geändert hat.
Wo PPM konkret ansetzt
Auf Portfolioebene arbeiten wir mit Kunden typischerweise an folgenden Fragen:
- Priorisierung: Welche Vorhaben haben Vorrang, aufgrund ihres strategischen Beitrags, ihres Risikos, des Kapazitätsbedarfs oder regulatorischer Verpflichtungen?
- Kapazitäts- und Ressourcenplanung: Wer arbeitet wann an was, und wo entstehen Engpässe über alle Projekte hinweg?
- Transparenz für Entscheider: Ein konsolidierter, verlässlicher Blick auf den Status aller laufenden Vorhaben, nicht 40 einzelne Statusberichte in unterschiedlichem Format.
- Governance: Klare Regeln, wann ein Projekt gestartet, pausiert oder gestoppt wird und wer das entscheidet.
Erst auf dieser Ebene wird auch deutlich, warum PPM mehr ist als eine Sammlung von Projektplänen, und warum Unternehmen dafür eine übergreifende Daten-, Governance- und Steuerungsebene benötigen. Plattformen wie OpenText Project & Portfolio Management bilden genau diese Ebene ab.
PPM ersetzt kein Projektmanagement, es ergänzt es
Ein wichtiger Punkt zum Schluss, weil er oft missverstanden wird: PPM macht klassisches Projektmanagement nicht überflüssig. Im Gegenteil, gutes PPM braucht gute Projektleiter, die auf Einzelprojektebene sauber liefern.
Projektmanagement sorgt dafür, dass Projekte richtig umgesetzt werden. PPM sorgt dafür, dass die richtigen Projekte umgesetzt werden, denn das effizienteste Projekt ist eine schlechte Investition, wenn es das falsche Projekt ist.
Unternehmen, die beide Ebenen sauber trennen und beide professionell betreiben, schaffen einen Vorteil, der sich weniger am Erfolg eines einzelnen Projekts zeigt als an der Leistungsfähigkeit des gesamten Portfolios.
Im nächsten Teil wird es konkret: Was kostet es ein Unternehmen tatsächlich in Euro, wenn Projektportfoliomanagement fehlt oder nur halbherzig betrieben wird?
Wo steht Ihr Portfolio?
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