Teil 1 unserer Serie „PPM in Deutschland: Warum Projektportfoliomanagement über Erfolg entscheidet“
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen fährt gleichzeitig 40, 60 oder 100 IT- und Digitalisierungsprojekte. Jedes einzelne davon mag gut geplant sein. Aber wissen Sie, welche davon wirklich zur Unternehmensstrategie beitragen? Welche sich gegenseitig Ressourcen streitig machen? Welche Sie eigentlich stoppen müssten, aber aus Trägheit weiterlaufen lassen?
Genau das ist die Frage, die Projektportfoliomanagement (PPM) beantwortet. Und obwohl es in Deutschland eine ganze Reihe von Anbietern gibt, die sich PPM auf die Fahne schreiben, zeigt ein genauerer Blick: Der Markt ist stark fragmentiert, und echte Tiefe an der Stelle, an der es für viele Unternehmen am meisten zählt, ist seltener, als man denken würde.
Ein Markt mit vielen Anbietern, aber unterschiedlicher Tiefe
Wer nach PPM-Beratung in Deutschland sucht, findet schnell eine Reihe ernstzunehmender Namen: Beratungshäuser mit breitem Projektmanagement-Fokus, die PPM als einen Baustein unter mehreren anbieten. SAP-PPM-Spezialisten, die sich auf ein bestimmtes Tool-Ökosystem konzentrieren. Software-Anbieter, die eigene Lösungen samt Customizing liefern. Beratungen mit Fokus auf die öffentliche Hand oder auf bestimmte Branchen.
Das Angebot ist also nicht dünn, aber es ist fragmentiert. Und diese Fragmentierung ist selbst die eigentliche Erkenntnis: Viele Anbieter sind entweder methodisch stark, aber nicht tief in einem bestimmten Enterprise-Tool zu Hause. Oder sie sind Tool-Spezialisten, denen die strategische PPM-Methodik hinter der Software fehlt. Die Kombination aus beidem, über komplexe, gewachsene IT-Landschaften hinweg und bei Unternehmen mit mehreren tausend Projektbeteiligten, bieten deutlich weniger Anbieter an.
provalida bewegt sich genau in dieser Kombination: mit langjähriger Erfahrung, unter anderem als OpenText Silver Partner, in der Beratung und Implementierung von PPM bei Unternehmen mit komplexer, gewachsener IT-Landschaft und hoher Projektdichte.
Woher die Wahrnehmungslücke kommt
Mehrere Entwicklungen haben dazu beigetragen, dass PPM als eigenständige Disziplin heute weniger sichtbar ist, als es der tatsächliche Bedarf rechtfertigen würde.
Agilität braucht einen steuerbaren Rahmen
Scrum, Kanban und SAFe lösen operative Fragestellungen auf Team- und Produktebene hervorragend und übertragen einen hohen Teil der operativen Verantwortung an die Teams. Sie beantworten jedoch nicht ausreichend die übergeordneten Managementfragen: Welche der 50 parallelen Initiativen haben Priorität? Wo werden knappe Ressourcen eingesetzt? Welche Budgets stehen zur Verfügung? Welche Abhängigkeiten bestehen und wie entwickeln sich Kosten, Kapazitäten und Termine über das Gesamtportfolio?
Genau hier setzt Projektportfoliomanagement an. PPM und agile Methoden sind keine Gegensätze. Sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich. PPM schafft den strategischen und planerischen Rahmen, innerhalb dessen agile Teams eigenverantwortlich arbeiten können. Es sorgt dafür, dass auch agile Vorhaben hinsichtlich Prioritäten, Ressourcen, Kapazitäten, Kosten und Zeit übergreifend transparent und steuerbar bleiben.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht „PPM oder Agile?“, sondern: Wie verbinden wir die Flexibilität agiler Teams mit der notwendigen Steuerbarkeit des Gesamtportfolios?
In der Praxis wurde PPM vielerorts als vermeintlich „zu schwerfällig“ zurückgefahren und durch rein agile Strukturen ersetzt. Damit ging jedoch häufig genau die übergreifende Transparenz verloren, die das Management benötigt, um Investitionen, Ressourcen und strategische Vorhaben unternehmensweit wirksam zu steuern.
Tool-Wildwuchs ersetzte Steuerung durch Reporting
Viele Unternehmen haben heute Excel-Listen, Jira- oder Kanban-Boards und einzelne Projektpläne, aber kein System, das Portfolioentscheidungen tatsächlich unterstützt. Reporting ist nicht dasselbe wie Steuerung, auch wenn beides oft unter demselben Label läuft.
Die Kombination aus Methodik und Tool-Tiefe ist selten geworden
PPM-Expertise auf Enterprise-Niveau erfordert eine seltene Mischung: technisches Verständnis für PPM, methodische Tiefe in Portfoliosteuerung und die Fähigkeit, mit CFOs genauso zu sprechen wie mit Projektleitern. Diese Mischung findet man seltener als reine Methodikberatung oder reine Tool-Implementierung.
Was auf dem Spiel steht
Fehlendes oder schwaches PPM zeigt sich selten sofort dramatisch. Es zeigt sich schleichend: in Projekten, die niemand mehr stoppt, obwohl sie ihren Nutzen verloren haben. In Ressourcenkonflikten oder Budgetproblemen, die erst im Monatsabschluss sichtbar werden. In IT-Portfolios, die historisch gewachsen sind, aber nie an der aktuellen Unternehmensstrategie gespiegelt wurden.
Für Unternehmen mit hoher Projektdichte, ob im Handel, in der Automobilindustrie oder in stark regulierten Branchen, ist das kein Nebenschauplatz, sondern eine direkte Frage der Wettbewerbsfähigkeit. Wer nicht weiß, wohin die eigenen Projektressourcen tatsächlich fließen, kann auch keine fundierten strategischen Entscheidungen treffen.
Was diese Serie leisten soll
In den kommenden Wochen werfen wir aus unserer über zehnjährigen Beratungspraxis einen praxisnahen Blick auf PPM: die Abgrenzung zu klassischem Projektmanagement, die konkreten Kosten schlechter Portfoliosteuerung, typische Stolperfallen bei der Einführung, reale Kundenfälle und einen Ausblick darauf, wie sich PPM durch Automatisierung und KI weiterentwickelt.
Unser Anspruch dabei: keine Buzzword-Beiträge, sondern Inhalte, die sowohl für Projektverantwortliche im operativen Alltag als auch für Entscheider auf Budget- und Strategieebene direkt nutzbar sind.
Im nächsten Teil klären wir eine Frage, die in vielen Unternehmen überraschend unklar beantwortet wird: Was unterscheidet PPM eigentlich von klassischem Projektmanagement, und warum ist diese Unterscheidung mehr als Semantik? Zu Teil 2
Wo steht Ihr Portfolio?
provalida berät und implementiert seit über einem Jahrzehnt Projektportfoliomanagement-Lösungen für Unternehmen mit komplexen IT- und Digitalisierungsportfolios. Mehr dazu auf unserer Linie Projektportfolio und zu OpenText PPM. Eine erste Einschätzung bekommen Sie in zwei Minuten mit unserem PPM-Check, anonym und ohne Anmeldung. Wenn Sie über den Status Ihres Portfoliomanagements sprechen möchten, sprechen Sie uns an. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Dieser Beitrag erschien zuerst auf LinkedIn.