Wer heute ein neues CRM sucht, landet fast immer bei zwei Namen: SugarAI, bis 2025 als SugarCRM bekannt, und Microsoft Dynamics 365. Beide Systeme können Vertrieb, Marketing und Service abbilden. Trotzdem passen sie zu sehr unterschiedlichen Unternehmen. Wir setzen beide Systeme seit Jahren um und zeigen hier, worauf es bei der Entscheidung wirklich ankommt.
Die kurze Antwort
- SugarAI passt, wenn Sie ein CRM wollen, das sich eng an Ihre Vertriebsprozesse anpassen lässt, wenn Datenhoheit wichtig ist (Betrieb auch On-Premise oder in einer deutschen Cloud möglich) und wenn Sie nicht komplett in der Microsoft-Welt arbeiten.
- Dynamics 365 passt, wenn Ihr Unternehmen bereits stark auf Microsoft 365, Teams und Azure setzt und Sie CRM, ERP und Auswertungen möglichst aus einer Hand beziehen möchten.
Die Entscheidung hängt also weniger an einzelnen Funktionen als an Ihrer Systemlandschaft und daran, wie Ihr Vertrieb arbeitet.
Wo die Unterschiede liegen
- Anpassbarkeit: SugarAI lässt sich ohne Programmierung sehr weit an eigene Abläufe anpassen: Felder, Module, Layouts und Workflows. Dynamics 365 ist ebenfalls flexibel, nutzt dafür aber die Power Platform, was mehr Planung beim Lizenzmodell erfordert.
- Integration: Dynamics 365 spielt seine Stärken in Outlook, Teams und Excel aus. SugarAI bindet Microsoft 365 ebenfalls an und lässt sich über offene Schnittstellen gut mit ERP, Marketing-Tools und eigenen Anwendungen verbinden.
- Betrieb und Datenschutz: SugarAI gibt es als Cloud-Variante und für den eigenen Server. Dynamics 365 läuft in der Microsoft Cloud, mit Rechenzentren in der EU.
- KI im Vertriebsalltag: Beide Hersteller bauen KI-Funktionen direkt ins CRM ein, zum Beispiel Zusammenfassungen, Prognosen und Vorschläge für den nächsten Schritt. Entscheidend ist hier weniger die Funktion selbst als die Datenqualität im System.
- Lizenzen: Beide Hersteller lizenzieren pro Nutzer und Monat in mehreren Editionen. Bei Dynamics 365 kommen je nach Bedarf weitere Module und Power-Platform-Lizenzen hinzu. Ein ehrlicher Vergleich lohnt sich deshalb erst mit Ihren konkreten Anforderungen.
Die Fragen, die wir im Erstgespräch stellen
Bevor wir ein System empfehlen, klären wir ein paar Punkte. Sie können sie auch intern schon einmal durchgehen:
- Systemlandschaft: Welche Systeme sind gesetzt, welches ERP läuft, wie stark nutzen Sie Microsoft 365?
- Vertriebsprozess: Wie läuft ein Auftrag heute vom ersten Kontakt bis zur Rechnung? Wo gehen Informationen verloren?
- Nutzer: Wer arbeitet täglich im CRM, wer schaut nur auf Berichte? Akzeptanz im Vertrieb ist der häufigste Grund, warum CRM-Projekte scheitern.
- Daten: Wo liegen Kundendaten heute, in Excel, im alten CRM, im ERP? Wie sauber sind sie?
- Betrieb: Cloud oder eigener Server? Wer kümmert sich nach dem Go-live um Updates und Anpassungen?
Häufige Fehler bei der CRM-Auswahl
- Funktionslisten vergleichen: Beide Systeme können fast alles. Wichtiger ist, wie schnell Ihr Team damit produktiv arbeitet.
- Alte Daten ungeprüft übernehmen: Ein neues CRM mit alten Dubletten wird genauso wenig genutzt wie das alte.
- Den Vertrieb nicht früh einbinden: Wer das System täglich nutzt, sollte bei der Auswahl mitreden.
Unser Fazit
Es gibt kein besseres CRM, nur ein passenderes. Als SugarAI Implementation Partner und Microsoft Partner sind wir nicht auf ein System festgelegt und empfehlen das, was zu Ihren Prozessen passt. Manchmal ist das auch die Empfehlung, das bestehende System besser einzurichten statt ein neues zu kaufen.
Sie stehen vor der Entscheidung? Schauen Sie sich unsere Linie CRM an oder machen Sie den Prozess-Check. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen ehrlich, welches System zu Ihnen passt.